Digitalprojekte mit Förderung: was geht und in welcher Reihenfolge

Der häufigste Denkfehler bei Förderung ist die Annahme, es gebe einen Topf für alles. Tatsächlich sind Beratungsleistungen und Investitionen getrennt geregelt, mit unterschiedlichen Trägern, Sätzen und Bedingungen.

Beratung meint die Analyse, das Konzept und die fachliche Begleitung. Investition meint das, was danach gekauft oder gebaut wird. Für ein Digitalvorhaben heißt das: Der Weg von der Bestandsaufnahme bis zum tragfähigen Konzept kann anders gefördert sein als die Umsetzung.

Die Bundesförderung für Unternehmensberatung bezuschusst die Beratungskosten kleiner und mittlerer Unternehmen. Der Fördersatz richtet sich nach dem Standort des Unternehmens: In den neuen Bundesländern liegt er bei bis zu 80 Prozent, in den alten bei bis zu 50 Prozent.

Diese Staffelung wird in Übersichtsartikeln häufig verkürzt dargestellt. Wer nur die 50 Prozent liest, hält den höheren Satz für eine Werbeaussage. Für Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern, Brandenburg, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen ist der höhere Satz der maßgebliche.

Die Beratung muss von einem für das Programm gelisteten Beratungsunternehmen erbracht werden. Diese Listung ist keine Formalie: Sie ist Voraussetzung dafür, dass die Kosten überhaupt anerkannt werden.

Für die Umsetzung selbst, also für Software, Lizenzen und Entwicklung, ist die Lage unübersichtlicher. Das Bundesprogramm Digital Jetzt ist ausgelaufen, ein gleichwertiger Nachfolger auf Bundesebene besteht nicht.

Was bleibt, sind Landesprogramme mit eigenen Sätzen, eigenen Zielgruppen und begrenzten Laufzeiten. In Mecklenburg-Vorpommern gab es zuletzt eine Digitalisierungsförderung für den Mittelstand mit Sätzen um 50 Prozent für kleine und rund 35 Prozent für mittlere Unternehmen, begrenzt auf bestimmte Wirtschaftszweige und Beschäftigtenzahlen.

Weil sich Laufzeiten und Bedingungen dieser Programme regelmäßig ändern, ist jede pauschale Aussage über die Investitionsförderung mit Vorsicht zu genießen. Der Stand gehört vor jedem Projekt einzeln geprüft.

Bei den meisten Programmen gilt: Der Antrag muss gestellt und bewilligt sein, bevor der Auftrag erteilt wird. Wer zuerst beauftragt und danach an Förderung denkt, verliert den Anspruch, unabhängig davon, wie förderfähig das Vorhaben inhaltlich wäre.

Das ist der teuerste vermeidbare Fehler in diesem Bereich, und er passiert regelmäßig, weil die Auftragserteilung im Alltag beiläufig geschieht: eine Zusage per Mail, eine unterschriebene Bestellung, eine Anzahlung. Aus Sicht des Förderrechts ist das der Vorhabenbeginn.

Förderprogramme fragen nicht nach der Technik, sondern nach dem betrieblichen Zweck. Ein Konfigurator ist selten als Software förderfähig, sondern als Teil eines Vorhabens, das einen Prozess verändert: die Digitalisierung des Angebotswesens, die Verkürzung der Durchlaufzeit von der Anfrage bis zum Angebot, die Entlastung des Vertriebs.

Für den Antrag heißt das, den Nutzen in dieser Sprache zu beschreiben und nicht in Funktionslisten. Wer schreibt, er wolle einen Konfigurator kaufen, hat einen schwächeren Antrag als jemand, der beschreibt, welcher Prozess heute wie lange dauert und wie er danach aussehen soll.

Praktisch heißt das, vorher zu messen. Wie viele Anfragen kommen im Monat herein, wie lange dauert es im Schnitt bis zum Angebot, wie viele Arbeitsstunden stecken darin? Diese Zahlen brauchen Sie ohnehin für Ihre eigene Entscheidung, und sie sind zugleich der Teil des Antrags, den niemand für Sie erfinden kann. Ein Vorhaben, dessen Ausgangslage in Zahlen beschrieben ist, wirkt in der Prüfung anders als eines, das mit allgemeinen Absichten beginnt.

Die Beratungsförderung setzt voraus, dass die Beratung von einem für das Programm gelisteten Unternehmen erbracht wird. Diese Listung ist an Nachweise geknüpft und wird geführt, damit der Fördergeber weiß, wessen Leistungen er bezuschusst.

Was ein gelistetes Beratungsunternehmen leisten kann: das Vorhaben so beschreiben, dass es zu den Förderbedingungen passt, die Unterlagen zusammenstellen, den Ablauf koordinieren und den Verwendungsnachweis vorbereiten. Was es nicht kann: die Bewilligung zusagen. Über den Antrag entscheidet der Fördergeber.

Achten Sie darauf, dass Beratung und Umsetzung sauber getrennt bleiben. Die geförderte Beratungsleistung ist die Analyse und das Konzept. Was danach gebaut wird, ist eine eigene Leistung mit eigener Rechnung. Diese Trennung ist keine Formalie, sondern Bedingung der Förderung.

Nach der Bewilligung endet die Arbeit nicht. Fördermittel werden gegen Verwendungsnachweis ausgezahlt, und der verlangt Belege: den Beratungsbericht, die Rechnungen, die Zahlungsnachweise, je nach Programm weitere Unterlagen.

Fristen sind dabei hart. Wer den Nachweis zu spät einreicht, riskiert die Rückforderung bereits ausgezahlter Mittel. Legen Sie deshalb zu Projektbeginn fest, wer im Betrieb die Fristen führt, und tragen Sie sie ein, bevor das Tagesgeschäft sie verdrängt.

Rechnen Sie außerdem damit, dass die Unterlagen mehrere Jahre aufzubewahren sind. Das betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die inhaltlichen Dokumente des Vorhabens.

Seriöse Aussagen zur Förderung nennen drei Dinge: das Programm, den Fördersatz mit seinen Bedingungen und die Deckelung. Fehlt eines davon, ist die Aussage nicht prüfbar.

Unseriös ist die pauschale Zusage eines konkreten Betrags ohne Kenntnis des Betriebs, ebenso die Behauptung, ein Vorhaben sei sicher förderfähig. Über die Förderfähigkeit entscheidet der Fördergeber und nicht der Anbieter der Leistung.

Ebenfalls ein Warnzeichen ist, wenn Förderung als Verkaufsargument für ein bestimmtes Produkt auftritt. Gefördert werden Vorhaben, nicht Produkte. Wer Ihnen sagt, ausgerechnet seine Lösung sei förderfähig, andere aber nicht, verwechselt entweder die Programme oder verkauft.