Was ein Konfigurator kostet und was den Preis treibt

Seriöse Angebote trennen zwei Posten: eine einmalige Einrichtung und eine laufende Gebühr. Wer nur eine einzige Zahl nennt, hat entweder den Betrieb nicht eingerechnet oder verschiebt ihn in eine spätere Rechnung.

Die Einrichtung umfasst die Aufnahme des Sortiments, die Abbildung der Regeln, die Gestaltung im Design des Händlers und die Anbindung an die bestehende Website. Die laufende Gebühr umfasst Hosting, Betrieb, Sicherheitsupdates und je nach Anbieter die Pflege der Produktdaten.

Den größten Ausschlag gibt der Zustand Ihrer Daten, nicht die Zahl der Modelle. Alles andere folgt daraus.

Die technische Grundlage eines Konfigurators ist heute weitgehend Standard. Der Aufwand liegt woanders: im Erfassen und Prüfen dessen, was Ihr Sortiment tatsächlich hergibt.

In der Praxis heißt das, jede Option, jeden Preis und jede Ausschlussregel zu erfassen und gegen die Unterlagen des Herstellers zu prüfen. Fehler an dieser Stelle fallen erst auf, wenn ein Kunde eine Kombination bestellt, die es nicht gibt, oder einen Preis sieht, den Sie nicht halten können. Deshalb ist dieser Teil aufwendig und deshalb sinkt der Preis erheblich, wenn ein Händler saubere Listen mitbringt.

Für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand gibt es Förderprogramme auf Bundes- und Landesebene. Ob ein Konfigurator darunter fällt, hängt vom Programm, vom Betrieb und vom Zeitpunkt ab. Eine pauschale Zusage ist unseriös, eine Prüfung vorab dagegen üblich.

Wichtig ist die Reihenfolge. Bei den meisten Programmen muss der Antrag gestellt und bewilligt sein, bevor der Auftrag erteilt wird. Wer zuerst beauftragt und danach an Förderung denkt, verliert den Anspruch. Klären Sie das, bevor Sie unterschreiben.

Für die Beschaffung gibt es drei Wege, die sich in den Folgekosten deutlich stärker unterscheiden als im Anschaffungspreis.

Der Baukasten mit monatlicher Gebühr ist der günstigste Einstieg. Er funktioniert gut, solange das Sortiment einfach bleibt. Sobald Ausschlussregeln, Gewichtsgrenzen oder händlereigene Aufschläge dazukommen, verlagert sich der Aufwand zu Ihnen, weil Sie die Grenzen des Baukastens umgehen müssen.

Die individuelle Entwicklung ist das andere Ende. Sie passt genau, kostet in der Anschaffung am meisten und bindet Sie an denjenigen, der sie gebaut hat. Prüfen Sie hier besonders, was passiert, wenn dieser Anbieter ausfällt: Wem gehört der Quellcode, wo liegen die Daten, und wie kämen Sie an beides?

Dazwischen liegt die lizenzierte Lösung, die für eine Branche entwickelt und für den einzelnen Händler angepasst wird. Sie teilt die Entwicklungskosten auf mehrere Nutzer auf, und Pflege wie Weiterentwicklung laufen zentral. Der Preis für diese Effizienz ist geringere Freiheit bei Sonderwünschen.

Die Rechnung endet nicht mit der Einrichtung. Über die Jahre entstehen drei wiederkehrende Posten, die in Angeboten unterschiedlich behandelt werden und die Sie deshalb ausdrücklich abfragen sollten.

Der erste ist die Datenpflege: neue Preislisten, geänderte Ausstattungen, neue Modelljahre. Der zweite ist der technische Betrieb: Hosting, Sicherheitsupdates, Erreichbarkeit. Der dritte ist die Weiterentwicklung, also alles, was Ihnen im Betrieb auffällt und geändert werden soll.

Der dritte Posten wird am häufigsten unterschätzt, weil er sich nicht planen lässt. Klären Sie, ob kleine Änderungen im laufenden Betrieb enthalten sind oder jedes Mal beauftragt und abgerechnet werden. Der Unterschied entscheidet darüber, ob Sie den Konfigurator über die Jahre verbessern oder ihn so lassen, wie er am ersten Tag war.

Drei Muster tauchen regelmäßig auf. Erstens ein Pauschalpreis ohne Blick auf Ihre Daten. Wer Ihnen einen Preis nennt, ohne Ihre Preisliste und Ihre Ausschlussregeln gesehen zu haben, rät oder rechnet die Differenz später nach.

Zweitens fehlende Angaben zum Betrieb. Ein Konfigurator ist Software, die läuft, nicht ein Projekt, das endet. Drittens Conversion-Versprechen mit konkreten Prozentzahlen. Solche Werte stammen aus Einzelfällen anderer Kunden und sagen über Ihr Sortiment nichts aus.

Ein gutes Gegenzeichen ist, wenn ein Anbieter Ihnen von etwas abrät. Wer Ihnen sagt, dass eine dreidimensionale Darstellung bei Ihrem Sortiment das Geld nicht wert wäre, oder dass Sie zuerst Ihre Preisliste sortieren sollten, denkt an das Ergebnis und nicht an den Auftragswert. Fragen Sie im Gespräch ausdrücklich danach, was der Anbieter für überflüssig hält.