Wann sich ein Konfigurator für Händler rechnet und wann nicht

Ein Konfigurator rechnet sich, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Das Produkt hat Varianten, der Preis hängt von diesen Varianten ab, und Ihre Kunden fragen danach, bevor sie kaufen. Fehlt eine davon, ist die Investition schwer zu begründen.

Der Grund liegt in der Art der Anfragen. Bei erklärungsbedürftigen Produkten läuft ein erheblicher Teil der Verkaufsgespräche nicht über die Kaufentscheidung, sondern über die Vorstufe: Welche Kombination ist überhaupt möglich, und was kostet sie. Diese Auskunft ist für den Verkäufer Routine und für den Kunden entscheidend. Ein Konfigurator übernimmt genau diesen Teil und gibt den Verkäufer erst dann ins Gespräch, wenn der Kunde weiß, was er will.

Der zweite Effekt ist zeitlich. Interessenten recherchieren abends und am Wochenende, also dann, wenn im Autohaus oder auf dem Hof niemand ans Telefon geht. Wer in diesem Moment keine Antwort bekommt, sucht weiter. Ein Konfigurator ist zu diesen Zeiten erreichbar, ohne dass jemand Bereitschaft schiebt.

Die Kosten bestehen aus einer einmaligen Einrichtung und einer laufenden Lizenz. Die Einrichtung deckt die Erfassung des Sortiments, die Regeln, das Design und die Anbindung an die Website ab. Die Lizenz deckt Betrieb, Hosting, Pflege der Daten und Weiterentwicklung.

Für die Bewertung genügt eine einfache Gegenrechnung. Stellen Sie den Jahreskosten den Deckungsbeitrag eines einzigen zusätzlichen Verkaufs gegenüber. Bei Investitionsgütern wie Fahrzeugen oder Maschinen liegt dieser Deckungsbeitrag regelmäßig über den Jahreskosten eines Konfigurators. Das heißt: Ein zusätzlicher Abschluss im Jahr trägt die Investition bereits.

Die zweite Größe ist die eingesparte Arbeitszeit. Rechnen Sie, wie viele Preisauskünfte pro Woche anfallen und wie lange eine davon dauert, inklusive Rückruf und Nachfassen. Multipliziert mit Ihrem internen Stundensatz ergibt das einen Betrag, der bei den meisten Händlern deutlich unterschätzt wird, weil er über viele kleine Vorgänge verteilt anfällt.

Ein Konfigurator braucht ein Sortiment, das sich in Regeln fassen lässt. Praktisch heißt das: Es muss festgelegt sein, welche Optionen es gibt, welche sich gegenseitig ausschließen, welche andere voraussetzen und was jede Kombination kostet.

In vielen Betrieben liegt dieses Wissen nicht schriftlich vor, sondern in den Köpfen der erfahrenen Verkäufer. Das ist kein Ausschlusskriterium, aber es bestimmt den Aufwand der Einrichtung. Wer eine gepflegte Preisliste und eine Ausschlussmatrix des Herstellers hat, ist deutlich schneller live als jemand, der beides erst zusammentragen muss.

In vier Fällen raten wir ab. Sie hängen alle daran, dass die Voraussetzungen oben nicht erfüllt sind, und keiner davon lässt sich durch bessere Software lösen.

Der erste Fall ist ein Sortiment ohne echte Varianten. Wer eine überschaubare Zahl fertiger Artikel verkauft, braucht eine gute Produktseite und keinen Konfigurator. Der zweite Fall sind reine Verhandlungspreise. Wenn bei Ihnen grundsätzlich jeder Preis ausgehandelt wird und nichts davon öffentlich stehen darf, arbeitet ein Konfigurator gegen Ihr Geschäftsmodell.

Der dritte Fall ist fehlender Traffic. Ein Konfigurator macht aus Besuchern Anfragen, er bringt aber keine Besucher. Kommt heute kaum jemand auf Ihre Website, ist die Reihenfolge falsch herum. Der vierte Fall ist ein Sortiment, das sich ständig ändert, ohne dass jemand die Daten pflegt. Ein Konfigurator mit veralteten Preisen richtet mehr Schaden an als gar keiner, weil er Zusagen macht, die Sie hinterher korrigieren müssen.

Die meisten Konfiguratorprojekte werden nicht an der Technik teuer, sondern an ungeklärten Fragen im eigenen Betrieb. Wer die folgenden Punkte vorher beantwortet, bekommt belastbare Angebote statt Schätzungen und verkürzt die Einrichtung erheblich.

Die wichtigste Frage ist die nach den Preisen. Nicht, ob Sie welche haben, sondern in welcher Form. Eine gepflegte Liste mit Optionscodes, Preisen und Gültigkeitsdatum ist etwas anderes als ein Katalog im PDF-Format, aus dem jemand die Werte abtippen muss. Der Unterschied macht sich in jedem Angebot bemerkbar, das Sie einholen.

Die zweite Frage betrifft die Zuständigkeit. Ein Konfigurator berührt Verkauf, Marketing und oft die Geschäftsführung. Wenn nicht feststeht, wer entscheidet und wer die Produktdaten verantwortet, zieht sich die Einrichtung, weil an jeder Detailfrage jemand fehlt.

Die dritte Frage ist die nach dem heutigen Ablauf. Wie kommt eine Anfrage heute herein, wer bearbeitet sie, wie lange dauert es bis zum Angebot, und an welcher Stelle bleibt etwas liegen? Diese Beschreibung ist die Grundlage jeder Nutzenrechnung und, falls Förderung infrage kommt, auch die Grundlage des Antrags.

Die Amortisation hängt an zwei Größen, die Sie beide selbst kennen: dem Deckungsbeitrag eines Abschlusses und der Zahl der Anfragen, die heute unbeantwortet versanden. Alles andere ist Schätzung.

Bei Investitionsgütern mit hohem Deckungsbeitrag genügt rechnerisch ein einziger zusätzlicher Abschluss im Jahr, um Einrichtung und Lizenz zu tragen. Das klingt nach einer niedrigen Hürde und ist es auch, aber es ist keine Garantie: Der zusätzliche Abschluss entsteht nur, wenn überhaupt Besucher auf die Seite kommen und der Konfigurator dort auffindbar ist.

Die zweite Größe wird häufiger unterschätzt. Eingesparte Beratungszeit fällt nicht als Betrag an, sondern als frei werdende Kapazität. Ob daraus Geld wird, hängt davon ab, was Ihr Verkauf mit der gewonnenen Zeit macht. Wer sie in Nachfassen und Bestandskundenpflege steckt, holt mehr heraus als wer sie einfach abfließen lässt.

Ein Konfigurator ersetzt weder Ihren Verkauf noch Ihr Marketing. Er verschiebt den Zeitpunkt, an dem Ihr Verkäufer ins Gespräch kommt, und verändert dessen Inhalt. Statt einer Preisauskunft führen Sie ein Gespräch mit jemandem, der bereits eine konkrete Vorstellung hat.

Ebenso wenig ersetzt er eine funktionierende Website. Wenn Ihr Auftritt langsam ist, auf dem Handy schlecht bedienbar oder bei Google nicht auffindbar, löst ein Konfigurator dieses Problem nicht. Er sitzt dann auf einem Fundament, das nicht trägt.