Vom Konfigurator zum Auftrag: was nach der Anfrage passiert

Die Lücke entsteht an der Stelle, an der der Konfigurator seine Arbeit abgibt. Er hat den Kunden durch die Auswahl geführt, den Preis gerechnet und eine vollständige Konfiguration erzeugt. Was davon beim Händler ankommt, ist häufig eine E-Mail.

Aus dieser E-Mail wird dann von Hand ein Angebot. Die Positionen, die der Kunde eben selbst zusammengestellt hat, werden erneut eingetippt. Dabei entstehen Zahlendreher, veraltete Preise aus einer alten Vorlage und Angebotsnummern, die niemand systematisch vergibt. Der Zeitgewinn aus dem Konfigurator wird an dieser Stelle wieder aufgezehrt.

Hinzu kommt ein Problem, das erst später auffällt: Niemand weiß mehr, welcher Stand gilt. Die Konfiguration liegt im Postfach, das Angebot als Word-Datei auf einem Laufwerk, die unterschriebene Fassung als Scan in einem dritten Ordner, und die Rechnung entsteht in einem vierten System. Fragt der Kunde nach drei Monaten nach einer Änderung, beginnt die Suche. Diese Sucherei ist der eigentliche Zeitfresser, nicht das Tippen.

Ein durchgängiger Ablauf hat vier Stufen. Entscheidend ist, dass die Daten zwischen den Stufen nicht abgetippt, sondern weitergereicht werden.

Angebotsnummern sollten erst vergeben werden, wenn das Angebot tatsächlich hinausgeht. Wird die Nummer schon beim Anlegen eines Entwurfs gezogen, entstehen Lücken im Nummernkreis, sobald ein Entwurf verworfen wird.

Das ist kein kosmetisches Problem. Fortlaufende Nummernkreise sind eine Frage der Nachvollziehbarkeit, und Lücken muss man erklären können. Wer viele Entwürfe anlegt und wieder verwirft, produziert sonst eine Historie voller Lücken.

Eine Unterschrift im Browser ist technisch einfach und rechtlich anspruchsvoll. Für den Nachweis kommt es weniger auf das Bild der Unterschrift an als auf das, was drumherum dokumentiert wird: wann unterschrieben wurde, von welchem Gerät, und dass das unterschriebene Dokument danach nicht mehr verändert wurde.

Letzteres löst man, indem das Dokument im Moment der Unterschrift eingefroren und eine Prüfsumme darüber gebildet wird. Spätere Änderungen am System ändern das abgelegte Exemplar dann nicht mehr.

Bei Verträgen mit Verbrauchern, die aus der Ferne geschlossen werden, kommt die Widerrufsbelehrung dazu. Sie gehört an das Dokument und nicht in eine separate Mail, die später niemand mehr findet.

Bei Investitionsgütern mit langen Lieferzeiten ist die Anzahlung der Regelfall. Daraus ergibt sich eine Anforderung an die Rechnungsstellung: Die bereits berechnete und gezahlte Anzahlung muss in der Schlussrechnung abgesetzt und ausgewiesen werden.

Das ist keine Fleißaufgabe, sondern in Deutschland in § 14 Abs. 5 UStG geregelt. Wird die Anzahlungsrechnung in der Schlussrechnung nicht korrekt abgezogen, steht die Umsatzsteuer doppelt im Raum. Prüfen Sie bei jedem System, ob es diesen Abzug automatisch vornimmt oder ob Sie ihn von Hand nachhalten müssen.

Ein zweiter Punkt betrifft die Nummernkreise. Rechnungen brauchen eine eigene, lückenlos fortlaufende Nummerierung, getrennt von der Angebotsnummerierung. Systeme, die beides in einen Topf werfen, erzeugen Nummernfolgen, die sich später schwer erklären lassen. Und anders als Angebote lassen sich Rechnungen nicht einfach löschen: Sie werden storniert, und der Storno bleibt sichtbar.

Ein Angebot, das nur die gewählten Sonderausstattungen auflistet, unterschätzt seinen eigenen Wert. Der Kunde sieht dann eine Handvoll Extras neben einem großen Grundpreis und hat keine Vorstellung davon, was in diesem Grundpreis alles enthalten ist.

Deshalb gehört die Serienausstattung des Fahrzeugs oder Produkts mit ins Dokument, sowohl die des Aufbaus als auch die des Basisfahrzeugs. Das macht das Angebot länger und die Verhandlung leichter, weil der Umfang sichtbar wird.

Technisch heißt das, dass diese Listen aus den Produktdaten kommen und nicht von Hand gepflegt werden. Sonst veralten sie, und im Angebot steht Ausstattung, die es im aktuellen Modelljahr nicht mehr gibt.

Neben den konfigurierten Positionen verkauft fast jeder Händler eigene Leistungen: Auslieferung, Einweisung, Zubehör aus dem eigenen Bestand, Anbauten, Serviceverträge. Diese Positionen tauchen in fast jedem Angebot auf und werden trotzdem meist jedes Mal neu getippt.

Ein Positionskatalog löst das. Einmal angelegt, stehen Bezeichnung, Beschreibung, Preis und Steuersatz für jedes weitere Angebot bereit. Sinnvoll ist, dass neu eingegebene Positionen automatisch in den Katalog wandern, damit er mitwächst, ohne dass jemand ihn pflegen muss.

Der Nebeneffekt ist Einheitlichkeit. Wenn drei Verkäufer dieselbe Leistung dreimal unterschiedlich beschreiben und bepreisen, fällt das spätestens dann auf, wenn zwei Kunden ihre Angebote vergleichen.

Stellen Sie dem Anbieter vier Fragen. Sie klingen banal, trennen aber zuverlässig zwischen einem Konfigurator und einem durchgängigen Ablauf.